Regolamento Amministrativo per l’utilizzo dei fondi regionali e la gestione delle iniziative dei Soci

Il presente Regolamento riporta qui di seguito le regole prestabilite per l’utilizzo dei fondi destinati alle Sezioni Regionali della SITCC.

PREMESSA

Le Sezioni Regionali non hanno autonomia giuridica e, pertanto, le attività da queste realizzate sono economicamente e amministrativamente imputabili in capo all’Associazione.

Le regole di cui al presente Regolamento, pertanto, hanno lo scopo di rendere più facile il compito degli organi regionali (assemblee regionali, comitati direttivi regionali e rappresentanti regionali) in ordine ai loro obblighi informativi nel confronti dell’Associazione sia per quanto riguarda l’organizzazione di iniziative locali, sia per quanto attiene l’eventuale fruizione di contributi istituzionali e di somme provenienti come contributi liberali.

Resta inteso che ogni Rappresentante Regionale sarà responsabile del corretto utilizzo sia del contributo istituzionale sia degli ulteriori fondi ottenuti dalla Sezione Regionale e sarà responsabile di eventuali impegni economici da lui contratti per somme superiori al saldo del budget destinato alla propria Regione.

Si ricorda infine che il Rappresentante Regionale agisce, a livello locale, in nome e per conto della SITCC ai sensi dell’art. 38 del Codice Civile ed è pertanto responsabile delle attività ivi poste in essere. Di conseguenza il Rappresentante Regionale si impegna a rispettare e far rispettare i principi statutari e i più alti principi di trasparenza ed eticità, anche al fine di evitare di porre in essere azioni che possano generare, per se stesso, per l’Associazione o per gli Associati, situazioni di conflitto d’interesse.

CONTRIBUTI, LIBERALITÀ E ALTRI FONDI REGIONALI

Contributo istituzionale percentuale

1. A ciascuna Sezione Regionale spetta un contributo istituzionale annuo, pari ad una percentuale compresa fra il 50 e il 30 per cento della quota sociale versata da ciascun socio appartenente alla stessa Sezione, così come previsto dall’art. 18 dello Statuto.

2. La percentuale di spettanza effettiva viene stabilita all’inizio dell’anno dal Comitato Direttivo. Nel caso in cui per una Sezione Regionale, il contributo istituzionale non raggiungesse un tetto minimo pari a Euro 500, tale somma le sarà comunque garantita.

3. L’importo del contributo spettante a ciascuna Sezione regionale viene comunicato entro 15 giorni dal termine di ogni semestre solare, dall’Amministrazione SITCC al Rappresentante Regionale, in funzione delle iscrizioni avvenute nel corso del semestre medesimo.

Liberalità e altri fondi Regionali

1) Qualora il Rappresentante Regionale reperisse fondi ulteriori rispetto al contributo istituzionale percentuale, egli dovrà gestirli tramite l’Amministrazione SITCC, previa richiesta di autorizzazione al Presidente del Comitato Direttivo nazionale segnalando per iscritto preventivamente motivazione, provenienza, quantità dei fondi ed eventuale budget di spesa.

A seguito dell’ottenimento dell’autorizzazione sarà cura dell’Amministrazione SITCC inviare una richiesta scritta all’Azienda, Ente o soggetto erogatore dei fondi e adottare gli atti necessari per la conclusione della pratica.

Nel momento in cui tali fondi perverranno sul conto corrente bancario dell’Associazione, l’Amministrazione SITCC si impegna ad amministrarli a favore della Sezione Regionale corrispondente, su disposizione del Rappresentante Regionale, oltre ad emettere la conseguente documentazione fiscale nei confronti del soggetto erogante (ricevuta).

MODALITÀ OPERATIVE

1. Le somme a disposizione di ciascuna Sezione regionale (contributo istituzionale percentuale, erogazioni liberali finalizzate alla Regione, contributi per attività scientifico-culturali, residuo di disponibilità di anni precedenti, ecc.) vengono erogate dall’Amministrazione SITCC via via che affluiscono i giustificativi delle spese a carico della Sezione Regionale. L’erogazione verrà effettuata dal conto corrente dell’Associazione che sarà unico e di riferimento per tutte le Sezioni. Le disponibilità che non dovessero essere utilizzate in un anno saranno disponibili nell’anno successivo, congiuntamente a quelle di competenza dello stesso anno successivo.
2. Per poter utilizzare le somme complessive a disposizione, tutte le spese deliberate da ciascuna Sezione dovranno affluire all’Amministrazione SITCC e quindi il Rappresentante Regionale dovrà richiedere per tutte le forniture, servizi, o consulenze, i relativi idonei documenti giustificativi che dovranno essere intestati a:

Società Italiana di Terapia Comportamentale e Cognitiva (SITCC) Viale Castro Pretorio, 116

00185 Roma

Codice Fiscale: 94019150484

(rif. Sezione Regionale ......)

Al fine di chiarire la tipologia dei rimborsi e della documentazione fiscalmente corretta da allegare e necessaria al pagamento da parte dell’Amministrazione, si fa seguire un breve elenco di spese più frequenti con accanto la giusta documentazione che dovrà pervenire all’Amministrazione IN ORIGINALE:

• RIMBORSI SPESE VIAGGIO - su modulo di rimborso standard (qui allegato), con allegati i giustificativi in originale; possono essere intestate sia a SITCC che al rappresentante regionale;
• PERNOTTAMENTI - fattura dell'albergo intestata alla SITCC;
• COLAZIONI DI LAVORO - fattura intestata alla SITCC;
• CANCELLERIA/TIPOGRAFIA/RIFORNIMENTI UFFICIO - fattura intestata alla SITCC;
• SPESE TELEFONICHE E FAX - non sono rimborsabili se non nei casi in cui si possa ottenere un’idonea documentazione fiscale che deve essere sempre intestata alla SITCC;
• SPESE PER CONSULENZE O SERVIZI DI SEGRETERIA O DI ORGANIZZAZIONE EVENTI - fattura o

ricevuta intestata alla SITCC. L’Amministrazione SITCC rimane a disposizione per chiarimenti o informazioni sulla forma fiscale corretta da valutare di volta in volta;

• VARIE - da concordare preventivamente di volta in volta con l’Amministrazione SITCC.

Sarà sempre cura del Rappresentante Regionale raccogliere e inviare tempestivamente all’Amministrazione SITCC i documenti amministrativi con una sua lettera di accompagnamento, al fine di non creare disguidi e per evitare pagamenti di documenti non rispondenti a quanto pattuito dal Rappresentante Regionale stesso.

In riferimento alla documentazione da produrre per richiedere il rimborso, i rappresentanti regionali devono presentare all’Amministrazione:

• tutti i documenti intestati a SITCC in originale, se presenti, e, in via generale, tutti i documenti che consentono di valutare ciò che è stato acquistato dal rappresentante regionale,
• i documenti che provano che il pagamento è stato effettuato.

3. I pagamenti delle suddette fatture o idonei documenti giustificativi saranno eseguiti direttamente dall’Amministrazione SITCC a mezzo BONIFICO BANCARIO con termine massimo di pagamento di 60 giorni, fine mese, data della fattura o del documento. A tale scopo sulla fattura o sul documento giustificativo dovrà essere sempre indicato l’IBAN e la Banca di appoggio.

L’AMMINISTRAZIONE SITCC NON POTRÀ PROCEDERE A PAGAMENTI O RIMBORSI IN MANCANZA DEI DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI SOPRA INDIVIDUATI.

4. La richiesta di contributi pubblici (qualora ne sussista la possibilità) su iniziativa di una Sezione regionale, per l’organizzazione di convegni o altre iniziative didattico/scientifiche, verrà inoltrata all’Ente erogatore dall’Amministrazione SITCC. Sarà cura del Responsabile regionale sottoporre all’Amministrazione con molto anticipo tutta la documentazione necessaria per permettere l’istruzione della pratica. I contributi incassati dalla SITCC a seguito della predetta richiesta sono considerati Liberalità regionali e potranno essere utilizzati dalla Sezione regionale secondo quanto previsto dal presente regolamento.

INIZIATIVE DEI SOCI

Il Socio che intende richiedere finanziamenti per attività scientifico-culturali, ai sensi dell’Art. 18 dello Statuto, dovrà inviare un’apposita istanza al Comitato Direttivo comprensiva del Progetto per il quale si richiede il finanziamento e del relativo budget.

Il Comitato Direttivo valuterà la richiesta nella prima riunione successiva. Il suo giudizio è insindacabile. In caso di accoglimento della richiesta, le modalità operative di utilizzo dei fondi sono le medesime previste per l’utilizzo dei fondi regionali.